Faire un devis en ligne, du catalogue au PDF

Comment se prépare un devis dans Hipla Facture

Tout part de trois éléments que vous enregistrez une fois : votre entreprise (identité, SIRET, régime de TVA, logo), vos clients et votre catalogue de prestations. Quand vous créez un devis, vous choisissez le client, puis vous ajoutez des lignes depuis le catalogue. Chaque ligne reprend la désignation, l’unité, le prix unitaire HT et le taux de TVA de la prestation ; vous n’avez qu’à indiquer la quantité et, si besoin, un détail propre au chantier.

Le catalogue accepte des variantes : un « ménage de fin de séjour » peut exister en version studio, T2 ou T3, un « remplacement de robinet » en fourniture comprise ou non. Vous sélectionnez la bonne variante au lieu de créer des dizaines de prestations presque identiques. Les totaux HT, la TVA par taux et le total TTC se calculent au fil de la saisie, ou la mention « TVA non applicable, art. 293 B du CGI » apparaît si votre entreprise relève de la franchise en base.

Des prix justes pour chaque client

Si vous avez négocié un tarif avec un client, il est enregistré sur sa fiche et remplace le prix du catalogue dès que vous l’ajoutez à un devis. Les suppléments et majorations prévus (dimanche, grande surface, élément particulier) s’ajoutent de la même façon. Le client, lui, ne voit que le prix final de chaque ligne. Le fonctionnement détaillé est présenté sur la page grilles tarifaires.

Exemple : l’Atelier Martin, plombier, facture le dépannage à 65 € HT de l’heure, mais applique 58 € HT à la Résidence Les Mélèzes, avec qui il a signé un contrat d’entretien. Sur un devis pour la résidence, la ligne affiche directement 58 €, sans remise à calculer ni à justifier.

Brouillon, validité, duplication

Un devis commence en brouillon : vous pouvez le compléter après une visite, corriger une quantité ou retirer une option. Une fois émis, il reçoit son numéro et reste modifiable tant que le client ne l’a ni accepté ni refusé ; vous notez ensuite sa réponse (« Accepté » ou « Refusé »). Sa durée de validité figure sur le document ; elle indique au client jusqu’à quand il peut accepter votre prix. Pour une prestation qui revient souvent, dupliquez un devis existant et changez seulement le client ou les quantités.

Les devis sont numérotés dans leur propre série, par entreprise : D-2026-09-001 par défaut, ou selon la règle choisie pour l’entreprise (par année, continue, avec ou sans numéro du client). Aucun texte n’impose de numéroter un devis, mais un numéro unique évite les confusions quand le client vous rappelle ou vous renvoie le document signé.

Ce que doit contenir un devis

Le devis n’est pas obligatoire dans tous les cas, mais il l’est pour certaines activités, notamment les travaux et le dépannage à domicile (arrêté du 24 janvier 2017) et le déménagement. Dans tous les cas, un devis complet protège les deux parties. Il indique en principe :

• votre identité et celle du client, la date du devis et sa durée de validité ;
• la description détaillée des prestations, les quantités et les prix unitaires HT ;
• le taux et le montant de TVA, les totaux HT et TTC ;
• le délai d’exécution, les frais de déplacement éventuels et le caractère gratuit ou payant du devis ;
• pour les artisans du bâtiment soumis à la garantie décennale, l’assurance professionnelle, les coordonnées de l’assureur et la couverture géographique.

Une fois accepté et signé avec la mention « Bon pour accord », le devis engage les deux parties (art. 1103 du code civil). Pour aller plus loin, consultez comment faire un devis et la valeur juridique d’un devis signé.

Envoyer le devis et le transformer en facture

Le devis est produit en PDF, au modèle, à la couleur et à la police choisis pour l’entreprise. Vous le téléchargez et l’envoyez vous-même : depuis le téléphone (e-mail, WhatsApp, SMS), ou en pièce jointe depuis votre propre messagerie. Le client le signe et vous le renvoie, par exemple en photo ou en scan.

Quand le travail est accepté, « Facturer » suffit pour créer la facture : elle reprend le client, les lignes et les prix du devis. Relisez-la avant de l’émettre ; une fois émise, elle est verrouillée, comme l’exige la règle selon laquelle une facture ne se modifie plus (voir le logiciel de facturation). Pour un chantier important, vous pouvez aussi demander un acompte à partir du devis émis, avec les factures d’acompte : ils seront déduits automatiquement de la facture finale.