Forfait, commission ou les deux
Les conciergeries de location saisonnière utilisent deux modèles, souvent combinés. Dans le modèle au forfait, chaque intervention a un prix : ménage entre deux séjours, linge, accueil des voyageurs. Dans le modèle à la commission, la conciergerie prend un pourcentage des revenus locatifs du logement, et certaines prestations (le ménage, le linge) sont facturées en plus ou refacturées au voyageur par la plateforme de réservation. Dans les deux cas, le devis doit dire clairement ce qui est compris et ce qui ne l’est pas.
La commission se facture comme une prestation de services, avec la TVA au taux normal si vous y êtes soumis. Si votre activité vous conduit à encaisser les loyers pour le compte des propriétaires, la réglementation des professions immobilières peut s’appliquer : faites le point avec un conseil avant de vous organiser ainsi.
Un prix par logement, pas par client
Un même propriétaire peut vous confier un studio et un chalet de dix couchages. Le ménage n’a évidemment pas le même prix. Dans Hipla Facture, chaque client possède ses logements, et chaque logement porte ses propres tarifs : quand vous ajoutez un ménage au chalet La Combe, c’est le forfait du chalet qui s’inscrit sur la facture. Les agences et gestionnaires qui vous confient les biens de plusieurs propriétaires se gèrent de la même façon, avec un prix par résidence ou par appartement. La page grilles tarifaires détaille ce fonctionnement.
Les suppléments suivent la configuration du logement : un dortoir enfant ajoute 15 € au ménage, un grand logement déclenche un supplément au-delà d’une certaine surface, et un ménage réalisé un dimanche ou un jour férié est majoré de 30 %. Ces règles sont calculées au moment de la saisie, sans calcul mental un samedi soir de rotation. Si un propriétaire obtient un tarif différent en cours de saison, vous modifiez son prix une fois : les factures suivantes en tiennent compte, les factures déjà émises restent inchangées.
Le linge et les consommables
Le linge se facture le plus souvent au lit (draps, housse, taies) et à la personne pour le linge de toilette. Les consommables (café, produits d’entretien, papier) sont soit inclus dans le forfait ménage, soit refacturés par séjour. Créez chaque élément une fois dans le catalogue, avec son unité : la facture mensuelle d’un propriétaire se compose ensuite en indiquant simplement les quantités de la période.
Facturer chaque mois sans y passer la soirée
En haute saison, un appartement peut enchaîner plusieurs rotations par semaine. La plupart des conciergeries regroupent donc les interventions dans une facture mensuelle par propriétaire. Dupliquez la facture du mois précédent, ajustez les quantités, vérifiez et émettez : le numéro suit la séquence de votre entreprise. Une erreur découverte après émission se corrige par un avoir, jamais en modifiant la facture, comme l’explique notre guide sur l’avoir.
Pour une saison entière, un acompte à la signature sécurise votre trésorerie : Hipla Facture émet des factures d’acompte rattachées au devis, puis les déduit automatiquement de la facture finale. Le suivi des paiements indique enfin quels propriétaires ont réglé, partiellement ou pas encore, et l’application installée sur votre téléphone permet de tout consulter entre deux logements.