Logiciel facture consultant freelance : TJM, forfaits et frais

TJM, demi-journées et forfaits

Le taux journalier moyen (TJM) reste l’unité de base du conseil. Il se décline en demi-journée pour les interventions courtes, en heure pour le support ponctuel, et en forfait quand le client achète un livrable (audit, rapport, atelier) plutôt que du temps. Le devis ou la proposition commerciale fixe le nombre de jours estimé ; la facture reprend les jours réellement réalisés, souvent sur un relevé mensuel validé par le client.

Un même consultant pratique rarement un seul TJM : le contrat-cadre d’un grand compte, le tarif d’une PME, le prix d’une mission à distance diffèrent. Plutôt que de modifier chaque ligne, les grilles tarifaires enregistrent le TJM négocié de chaque client ; il remplace automatiquement le prix du catalogue.

Frais refacturés et débours : deux traitements différents

Les frais refacturés (train, kilomètres, hôtel, repas) font partie du prix de la prestation : ils entrent dans la base de la TVA et sont soumis au même taux que la mission, même si vous n’avez pas récupéré de TVA sur la dépense. On les refacture au réel ou au forfait prévu par le contrat.

Les débours sont exclus de la base de la TVA (art. 267, II-2° du CGI), mais seulement si les conditions sont toutes réunies : dépense engagée au nom et pour le compte du client, en vertu d’un mandat explicite, retracée dans un compte de passage et justifiée au centime près auprès du client. Un billet de train acheté à votre nom pour vous rendre chez lui n’est pas un débours. En cas de doute, traitez la dépense comme un frais refacturé.

Clients professionnels, en France et dans l’Union européenne

Entre professionnels, la facture indique la date d’échéance, le taux des pénalités de retard et l’indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement. Le délai convenu ne peut dépasser 60 jours à compter de l’émission de la facture, ou 45 jours fin de mois si c’est expressément prévu ; sans accord, il est de 30 jours après l’exécution de la prestation. Le guide sur les délais de paiement détaille ces règles. Reportez aussi la référence du bon de commande quand le client en émet un : beaucoup de services comptables bloquent les factures qui ne la portent pas.

Pour une prestation de conseil rendue à une entreprise établie dans un autre État membre, le lieu de la prestation est en principe situé dans le pays du client (art. 259-1° du CGI). La facture est alors établie hors TVA française, porte les numéros de TVA intracommunautaire des deux parties et la mention « Autoliquidation » : c’est le client qui déclare la TVA dans son pays. Ces opérations se déclarent aussi sur la déclaration européenne de services. Pour les clients hors de l’Union, les règles sont différentes : faites-les valider par votre expert-comptable.

Plusieurs structures, un seul outil

Beaucoup de consultants exercent à la fois en micro-entreprise pour des missions ponctuelles et via une société pour les contrats importants, ou cumulent conseil et formation dans deux entités. Avec le multi-entreprises, chaque structure a son logo, son SIRET, son régime de TVA, ses coordonnées bancaires et sa propre numérotation, dans un seul compte.

Le devis accepté devient une facture en un geste, une facture émise est verrouillée et se corrige par un avoir, et le suivi des paiements signale les factures en retard. L’export comptable (journal des ventes en CSV et archive ZIP des PDF) prépare le travail de votre expert-comptable en fin de mois.