Les pénalités de retard compensent le préjudice subi par le fournisseur qui attend son argent. Entre professionnels, elles sont prévues par la loi et dues automatiquement, dès le lendemain de la date d’échéance, sans mise en demeure préalable. Elles supposent donc une échéance claire, fixée dans le respect des délais de paiement entre professionnels.
Ce que prévoit la loi
- Taux conventionnel : vos conditions générales ou le contrat fixent le taux, qui ne peut être inférieur à trois fois le taux d’intérêt légal (article L441-10 du code de commerce).
- Taux par défaut : si rien n’est prévu, le taux applicable est celui de la plus récente opération de refinancement de la Banque centrale européenne, majoré de 10 points. Le taux en vigueur au 1er janvier vaut pour le premier semestre, celui au 1er juillet pour le second.
- Exigibilité : les pénalités sont dues dès le jour suivant la date d’échéance, sans qu’un rappel soit nécessaire.
- Indemnité forfaitaire : tout professionnel en retard doit en outre 40 € pour frais de recouvrement, par facture payée en retard (article D441-5 du code de commerce).
- Indemnité complémentaire : si vos frais de recouvrement réels dépassent 40 € (par exemple des honoraires de commissaire de justice), vous pouvez demander une indemnisation complémentaire sur justification.
Le taux d’intérêt légal et le taux de la BCE sont révisés régulièrement : consultez les valeurs en vigueur sur banque-france.fr ou service-public.fr avant de fixer ou de calculer un taux. L’indemnité de 40 € n’est pas due lorsque l’ouverture d’une procédure de sauvegarde, de redressement ou de liquidation judiciaire interdit le paiement de la créance à son échéance.
Calculer les pénalités de retard
La formule couramment retenue est la suivante :
Pénalités = montant TTC impayé × taux annuel × nombre de jours de retard / 365
Exemple chiffré
Une facture de 2 400 € TTC arrivée à échéance le 15 octobre est payée le 29 novembre, soit 45 jours de retard. Les conditions générales prévoient un taux de 12,15 % par an. Ce taux est purement illustratif : utilisez celui de vos propres conditions ou le taux légal par défaut en vigueur.
| Étape | Calcul | Résultat |
|---|---|---|
| Intérêt annuel sur la somme due | 2 400 € × 12,15 % | 291,60 € |
| Intérêt par jour | 291,60 € / 365 | 0,7989 € |
| Pénalités pour 45 jours | 2 400 × 12,15 % × 45 / 365 | 35,95 € |
| Indemnité forfaitaire | Montant fixe par facture | 40,00 € |
| Total réclamable | 35,95 € + 40,00 € | 75,95 € |
Si le client paie une partie de la somme en cours de route, calculez les pénalités par période, sur le solde restant dû pendant chacune. Le calculateur de pénalités de retard fait ce calcul à partir de la date d’échéance, de la date de paiement et du taux.
Pas de TVA sur les pénalités
Les pénalités de retard et l’indemnité forfaitaire réparent un préjudice : elles ne sont pas la contrepartie d’une prestation et ne sont donc pas soumises à la TVA. Facturez-les hors du champ de la TVA, sans les ajouter à la base taxable.
La mention à porter sur la facture
Le taux des pénalités et l’indemnité forfaitaire de 40 € font partie des mentions obligatoires d’une facture entre professionnels (article L441-9 du code de commerce). Ils doivent aussi figurer dans vos conditions générales de vente.
Date d’échéance : 15/10/2026. Pas d’escompte pour paiement anticipé.
Tout retard de paiement entraîne de plein droit, dès le lendemain de la date d’échéance, des pénalités calculées au taux de la BCE majoré de 10 points, ainsi qu’une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40 € (art. L441-10 et D441-5 du code de commerce).
Avec un client particulier
Les règles de l’article L441-10 ne concernent que les relations entre professionnels. Avec un consommateur :
- l’indemnité forfaitaire de 40 € ne s’applique pas et ne doit pas figurer sur la facture ;
- à défaut de clause, le retard ouvre droit à des intérêts au taux légal à compter de la mise en demeure (article 1231-6 du code civil) ;
- une pénalité prévue au contrat reste possible, mais elle ne doit pas créer de déséquilibre significatif au détriment du client, et le juge peut réduire une pénalité manifestement excessive.
Le taux d’intérêt légal applicable lorsque le créancier est un particulier diffère de celui applicable dans les autres cas ; vérifiez le taux du semestre en cours sur service-public.fr.
Réclamer les sommes dues
- Relance amiable : rappelez le numéro de la facture, son montant et sa date d’échéance, et indiquez que des pénalités courent depuis le lendemain.
- Facture ou note de pénalités : chiffrez les pénalités et l’indemnité dans un document distinct qui fait référence à la facture concernée.
- Mise en demeure : par lettre recommandée avec accusé de réception, en demandant le paiement du principal, des pénalités et de l’indemnité dans un délai précis.
- Injonction de payer : requête auprès du tribunal compétent, accompagnée de la facture, du devis ou du bon de commande et de la mise en demeure. Pour les petites créances, une procédure simplifiée de recouvrement peut être engagée par un commissaire de justice.
Appliquer ou renoncer : la réalité commerciale
Beaucoup d’entreprises n’appliquent pas systématiquement les pénalités, pour préserver une relation client. Renoncer à les réclamer est possible, au cas par cas, mais la mention doit rester sur vos factures. Une approche courante consiste à rappeler les pénalités sur la relance, puis à y renoncer si le client paie rapidement, et à les réclamer en cas de retards répétés.
Pénalités et Hipla Facture
Hipla Facture fait figurer sur les factures entre professionnels la date d’échéance, le taux des pénalités de retard et l’indemnité forfaitaire de 40 €. Le suivi des paiements signale les factures en retard, avec leur reste dû, dans la liste « À relancer » du tableau de bord. Les relances et les réclamations restent à votre initiative : le logiciel n’envoie aucun e-mail. Pour chiffrer ce qui vous est dû, utilisez le calculateur de pénalités de retard.
Ce guide est fourni à titre d’information et ne remplace pas le conseil d’un expert-comptable ou d’un avocat. Les textes cités sont ceux en vigueur à la date de mise à jour.