Logiciel facture d’acompte et avoir : encaisser et corriger proprement

Facturer un acompte à partir d’un devis

Un acompte est un paiement partiel versé avant la réalisation complète d’une commande. Il se prévoit dans le devis ou le bon de commande, par exemple « 30 % à la commande ». La facture d’acompte est une vraie facture : elle porte toutes les mentions obligatoires, un numéro pris dans la même séquence que vos autres factures et la référence du devis concerné.

Dans Hipla Facture, vous ouvrez le devis émis, touchez « Facture d’acompte » et indiquez l’acompte demandé, en pourcentage (30 %, 50 %…) ou en montant TTC. Le brouillon reprend le client et la référence du devis ; si le devis mélange plusieurs taux de TVA, l’acompte est réparti entre eux au prorata. Vous le vérifiez, puis vous l’émettez : il reçoit un numéro de la série des factures d’acompte de l’entreprise, par exemple FA-2026-09-001. Vous pouvez émettre plusieurs acomptes sur un même devis, par exemple à la commande puis à mi-chantier, dans la limite du montant du devis.

La facture finale, acomptes déduits

À la fin des travaux, « Facturer » sur le même devis crée la facture finale (ou facture de solde) : elle reprend l’ensemble des lignes du devis, puis déduit sous le total TTC chaque facture d’acompte émise, avec son numéro et sa date, jusqu’au net à payer. Le client voit ce qui a déjà été facturé et ce qu’il lui reste à payer.

Exemple : l’Atelier Martin rénove les bureaux d’une agence pour 5 000 € HT (TVA à 20 %). Un acompte de 30 % a été facturé à la commande.

Corriger une facture émise avec un avoir

Une facture émise ne se modifie pas et ne se supprime pas. Dans Hipla Facture, elle est verrouillée dès son émission. Pour la corriger, on émet un avoir, document rectificatif qui doit faire référence à la facture initiale de façon précise (art. 242 nonies A de l’annexe II au CGI). L’avoir porte les mêmes mentions qu’une facture, un numéro, des montants à déduire et la TVA à régulariser. Dans l’application, le bouton « Avoir » d’une facture émise (ou d’une facture d’acompte) crée un brouillon qui reprend ses lignes ; à l’émission, il reçoit un numéro de la série des avoirs, par exemple AV-2026-09-001.

• Avoir total : la facture est annulée en entier, par exemple une facture émise au mauvais client. Si elle n’a reçu aucun règlement, elle passe au statut « Annulée par avoir ». Son numéro reste utilisé ; vous émettez ensuite une nouvelle facture correcte.
• Avoir partiel : vous ajustez les quantités ou les prix du brouillon avant de l’émettre, par exemple pour une quantité erronée, une prestation non réalisée ou une remise accordée après facturation. Le montant de l’avoir vient en déduction du reste dû de la facture, et le total des avoirs ne peut pas dépasser le montant de la facture.

Ce cas est fréquent pour la Résidence Les Mélèzes : après une réclamation sur une intervention, l’entreprise de nettoyage accorde un geste commercial sur la facture du mois, sans toucher à la facture elle-même. Le guide avoir sur facture détaille les cas d’usage et la numérotation.

Des documents qui restent cohérents

Acomptes, factures et avoirs sont rattachés à l’entreprise émettrice. Chaque type de document a sa propre série, continue et sans doublon : D pour les devis, F pour les factures, FA pour les factures d’acompte, AV pour les avoirs (voir la numérotation des factures). Chaque facture affiche son suivi : net à payer, encaissé, avoirs et reste dû, repris dans le suivi des paiements. L’export comptable les réunit enfin : le journal des ventes (CSV) liste chaque document, avec les avoirs en négatif, et l’archive ZIP y ajoute les règlements et tous les PDF. Votre expert-comptable retrouve ainsi la chaîne complète : devis, acomptes, facture finale et corrections.