Suivi des factures impayées : sachez qui vous doit quoi

Comment fonctionne le suivi

Chaque facture émise porte une date d’échéance, calculée à partir des conditions de paiement prévues : à réception, à 30 jours, etc. Quand un client vous paie, vous touchez « Encaisser » sur la facture et saisissez le montant, la date, le mode (virement, chèque, espèces…) et une référence. Le bouton « Payée » enregistre en un geste un règlement du reste dû, daté du jour. Chaque facture affiche son suivi : net à payer, encaissé, avoirs et reste dû ; un règlement saisi par erreur se supprime depuis cette liste. Hipla Facture n’est pas relié à votre banque : c’est vous qui indiquez ce que vous avez reçu, ce qui vous laisse le contrôle sur chaque encaissement.

La facture prend alors l’un des statuts suivants :

Exemple : la Conciergerie du Lac émet le 1er septembre une facture de 1 200 € TTC payable à 30 jours. Le propriétaire verse 500 € le 20 septembre : la facture passe « Payée en partie », avec 700 € restant dus. Si rien d’autre n’arrive après l’échéance du 1er octobre, elle passe « En retard » et remonte dans la liste « À relancer » du tableau de bord.

Voir ce qui reste dû, d’un coup d’œil

La liste des documents affiche en tête le montant à encaisser, dont la part en retard, et deux filtres, « À encaisser » et « En retard ». La recherche par nom de client permet de vérifier, avant d’accepter un nouveau chantier de la Résidence Les Mélèzes, si ses factures précédentes sont réglées.

Le tableau de bord résume l’activité : montant facturé HT et montant encaissé du mois, reste à encaisser et part en retard, devis en attente de réponse, graphique facturé / encaissé des six derniers mois, liste « À relancer » des factures échues avec leur reste dû, et derniers documents. Pour votre expert-comptable, l’export comptable reprend pour chaque document l’encaissé et le reste dû, et l’archive ZIP ajoute la liste des règlements reçus.

Ce que dit la loi sur les retards de paiement

Entre professionnels, le délai de paiement est encadré par l’article L441-10 du code de commerce : à défaut d’accord, 30 jours après l’exécution de la prestation ou la réception des marchandises ; s’il est convenu, il ne peut dépasser 60 jours à compter de l’émission de la facture, ou 45 jours fin de mois si c’est expressément prévu. Avec un particulier, aucun maximum légal n’est fixé : c’est la date convenue qui s’applique. Le détail figure dans le guide des délais de paiement.

En cas de retard d’un client professionnel, les pénalités sont dues dès le lendemain de l’échéance, sans rappel nécessaire, au taux prévu dans vos conditions (au minimum trois fois le taux d’intérêt légal). S’y ajoute une indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement (art. D441-5 du code de commerce). Le calcul se fait ainsi :

Le taux de l’exemple est purement illustratif : vérifiez que votre propre taux respecte le minimum légal, le taux d’intérêt légal étant révisé chaque semestre (voir banque-france.fr). Les règles complètes sont dans le guide pénalités de retard et indemnité de 40 €, et le calculateur de pénalités de retard fait le calcul pour vous. Ces pénalités et cette indemnité ne s’appliquent pas à un client particulier.

Relancer : c’est vous qui gardez la main

Hipla Facture n’envoie ni e-mail ni relance automatique. Il vous donne les informations utiles pour relancer efficacement : numéro de la facture, reste dû, date d’échéance. Vous contactez le client par téléphone, par e-mail depuis votre messagerie ou par WhatsApp, et vous lui renvoyez le PDF de la facture, téléchargé depuis l’application. Une relance courtoise quelques jours après l’échéance, puis une relance plus ferme rappelant les pénalités, suffisent souvent à débloquer la situation.