Logiciel facture coach : séances, carnets et abonnements

Séances, carnets et abonnements : trois façons de facturer

La séance à l’unité se facture après coup ou le jour même. Le carnet de séances (5, 10 ou 20) est payé d’avance, souvent avec une remise : la facture est émise au paiement, et le carnet mentionne sa durée de validité et le sort des séances annulées. L’abonnement mensuel donne lieu à une facture par mois, au même montant, qui peut couvrir un nombre de séances ou un suivi à distance.

Pour un coach assujetti, la TVA sur une prestation de services est exigible à l’encaissement : un carnet réglé en septembre génère la TVA en septembre, même si les séances ont lieu jusqu’en décembre. Pour un programme long payé en plusieurs fois, une facture d’acompte à chaque versement puis une facture de solde gardent une trace nette de ce qui a été encaissé.

• Écrire la durée de validité du carnet et ce qui se passe à son expiration.
• Préciser la règle d’annulation (délai de prévenance, séance due ou reportée).
• Indiquer la durée d’une séance et le lieu (salle, domicile, visio, entreprise).

Particuliers et entreprises : des règles différentes

Avec un particulier, aucun délai de paiement légal maximum ne s’impose : c’est la date convenue qui compte. Si le contrat est conclu à distance ou hors établissement (au domicile du client, par exemple), le client dispose en principe d’un délai de rétractation de 14 jours ; s’il demande expressément que l’accompagnement commence avant la fin de ce délai et se rétracte ensuite, il doit payer la part déjà réalisée. Une somme versée d’avance sans précision est présumée constituer des arrhes : écrivez « acompte » si c’est ce que vous voulez.

Avec une entreprise (programme de bien-être au travail, coaching de dirigeants, ateliers d’équipe), la facture porte la date d’échéance, le taux des pénalités de retard et l’indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement. Les prix sont souvent négociés pour l’année et parfois différents d’un établissement à l’autre : les grilles tarifaires les appliquent automatiquement, suppléments compris.

TVA : 20 %, franchise ou exonération de formation

Le coaching se facture au taux normal de 20 % ou, pour un coach en franchise en base, sans TVA avec la mention « TVA non applicable, art. 293 B du CGI ». Les seuils de la franchise sont révisés régulièrement : consultez les montants en vigueur sur impots.gouv.fr et le guide TVA non applicable, art. 293 B.

Le coach sportif rémunéré doit par ailleurs détenir une qualification reconnue et déclarer son activité auprès de l’administration (code du sport, art. L212-1 et L212-11). Ce n’est pas une mention de facture, mais un client entreprise peut vous demander le numéro de votre carte professionnelle.

Ce que Hipla Facture fait pour un coach

• Un catalogue avec vos formules : séance, carnet, abonnement, atelier, programme, chacune avec son unité et son taux de TVA.
• La duplication d’une facture d’abonnement d’un mois sur l’autre.
• Un devis de programme transformé en facture en un geste, avec facture d’acompte si besoin.
• Le suivi des paiements : à payer, payée en partie, payée ou en retard, avec le reste dû de chaque facture.
• Une application installable sur le téléphone pour facturer à la fin d’une séance, où que vous soyez.

Si vous exercez deux activités distinctes, par exemple le coaching sportif en micro-entreprise et le coaching de dirigeants via une société, les deux entreprises cohabitent dans le même compte avec leur propre numérotation.