Deux délais, une règle pratique : 10 ans
Deux textes fixent la durée de conservation des factures, et ils ne disent pas la même chose :
- le code de commerce (art. L123-22) impose de conserver les documents comptables et les pièces justificatives pendant 10 ans ;
- le livre des procédures fiscales (art. L102 B) impose de conserver les livres, registres, documents et pièces sur lesquels peuvent s’exercer les contrôles de l’administration pendant 6 ans à compter de la dernière opération mentionnée ou de la date à laquelle les documents ont été établis.
Ces obligations se cumulent : il faut respecter la plus longue. En pratique, gardez vos factures émises et reçues 10 ans. Le délai court en principe à partir de la clôture de l’exercice concerné : une facture de mars 2026, rattachée à un exercice clos le 31 décembre 2026, se garde jusqu’à fin 2036.
Le délai de 6 ans correspond à l’obligation de conservation fiscale. En cas de fraude, l’administration dispose de délais de contrôle plus longs : une raison de plus pour ne pas détruire vos pièces trop tôt.
Durées par type de document
| Document | Durée conseillée | Fondement |
|---|---|---|
| Factures émises et reçues (clients, fournisseurs) | 10 ans | Art. L123-22 c. com. ; 6 ans au titre de l’art. L102 B LPF |
| Factures d’acompte et avoirs | 10 ans | Ce sont des factures et des pièces justificatives |
| Livres et registres comptables | 10 ans | Art. L123-22 c. com. |
| Pièces justificatives (relevés bancaires, notes de frais, bons de livraison) | 10 ans | Art. L123-22 c. com. |
| Déclarations et pièces fiscales | 6 ans au minimum | Art. L102 B LPF |
| Devis signés et contrats commerciaux | 5 ans au minimum, 10 ans s’ils justifient une écriture | Prescription de droit commun (art. 2224 c. civ. ; art. L110-4 c. com. entre commerçants) |
| Devis et factures de travaux relevant de la garantie décennale | 10 ans après la réception des travaux, au minimum | Art. 1792-4-1 c. civ. |
Pour les devis signés, le délai de 5 ans correspond à la prescription des actions entre les parties : c’est la période pendant laquelle un désaccord sur l’exécution du contrat peut être porté en justice. Un devis signé qui sert de justificatif à une facture suit la facture et se garde 10 ans. Sur la valeur de ce document, voir valeur juridique d’un devis signé.
Sous quelle forme conserver ses factures
Factures électroniques
Une facture émise ou reçue sous forme électronique doit être conservée sous forme électronique, dans son format d’origine. L’imprimer puis supprimer le fichier ne suffit pas. Avec la facturation électronique, cette règle concerne une part croissante de vos factures : le fichier structuré transmis par la plateforme est l’original.
Factures papier
Les factures papier peuvent être numérisées puis détruites, sous conditions. Le décret de 2016 et l’arrêté du 22 mars 2017 (art. A102 B-2 du LPF) exigent une copie fidèle à l’original, obtenue par un procédé qui garantit son intégrité et sa date, par exemple par cachet ou signature électronique et horodatage. Si vous n’êtes pas certain que votre outil de numérisation remplit ces conditions, conservez aussi le papier.
Où stocker ses factures
Il n’existe pas d’obligation sur le lieu de stockage, mais les documents doivent rester accessibles et lisibles pendant toute la durée de conservation, et pouvoir être présentés en cas de contrôle. Quelques règles de bon sens :
- classer par exercice, puis par ordre de numéro, pour retrouver une facture en quelques secondes ;
- conserver au moins deux copies des fichiers, dont une hors de votre ordinateur principal ;
- utiliser des formats durables et lisibles dans dix ans (PDF, fichiers structurés d’origine) ;
- vérifier régulièrement que les sauvegardes s’ouvrent réellement ;
- ne pas dépendre d’un seul outil : si vous changez de logiciel, exportez d’abord votre historique.
Préparer l’export pour l’expert-comptable
Votre expert-comptable a besoin chaque mois, trimestre ou année de la liste de vos factures et de leurs PDF. Un export propre comprend au minimum le numéro, la date, le client, les montants HT, TVA et TTC, et le statut de paiement. Une numérotation continue facilite le contrôle d’exhaustivité : un trou dans la séquence saute aux yeux (voir numérotation des factures).
- Exportez la liste des factures et avoirs de la période.
- Joignez les PDF correspondants.
- Ajoutez les factures fournisseurs et les relevés bancaires.
- Archivez l’ensemble dans un dossier daté, en plus de l’envoi au cabinet.
Facture perdue : quels risques ?
Une facture émise perdue peut en principe être rééditée à l’identique à partir de votre logiciel, avec le même numéro et la même date : c’est un duplicata, à signaler comme tel. Pour une facture fournisseur, demandez un duplicata à l’émetteur.
L’absence de pièces lors d’un contrôle a des conséquences concrètes : la TVA déduite sans facture peut être remise en cause, des charges non justifiées peuvent être réintégrées, et l’administration peut appliquer des amendes et des majorations. L’ampleur dépend de la situation ; en cas de difficulté, rapprochez-vous de votre expert-comptable. Sur le contenu que doit présenter chaque pièce, voir les mentions obligatoires sur une facture.
Vos factures dans Hipla Facture
Hipla Facture conserve vos devis et factures avec des données hébergées en Europe. Chaque facture émise est verrouillée et reste consultable, même en lecture seule après la fin de l’abonnement. L’export comptable fournit, pour la période choisie, le journal des ventes en CSV et une archive ZIP avec les règlements et tous les PDF. Nous vous conseillons de réaliser ces exports régulièrement et de garder vos propres copies, pour disposer d’archives indépendantes pendant toute la durée légale. Le détail est présenté sur la page logiciel de facturation.
Ce guide est fourni à titre d’information et ne remplace pas le conseil d’un expert-comptable ou d’un avocat. Les textes cités sont ceux en vigueur à la date de mise à jour.